Top 10 des bonnes pratiques à adopter par un manager de service KYC

1 – LAISSER LA VALIDATION DES DOSSIERS AUX ANALYSTES

Les postes de manager d’équipe KYC sont souvent occupés par d’anciens analystes ayant fait leurs armes pendant plusieurs années à la validation de dossiers KYC. Par conséquent, pendant une période chargée en nouvelles demandes, le KYC manager serait tenté de prendre sa part afin de soulager la charge de travail de son équipe. Toutefois, il/elle devra garder à l’esprit que sa fonction est incompatible avec la validation de dossiers tant les sujets sur lesquels le KYC manager est attendu sont nombreux et indépendants de la production quotidienne.

2 – NOMMER DES ANALYSTES SENIORS

Du fait de la charge de travail importante du KYC manager – et comme tout autre manager – il est important de savoir déléguer. Nommer des analystes seniors au sein d’une équipe permet d’y parvenir car ces derniers peuvent représenter le KYC manager sur des sujets mineurs de coordination entre services et prendre en charge la formation des analystes juniors. On compte en général une proportion de 15 à 20% d’analystes seniors dans une équipe.

3 – RESPONSABILISER LES MEMBRES DE L’EQUIPE FACE A LA CONDUITE DU CHANGEMENT

La gestion du KYC en institution financière nécessite de nombreux et réguliers ajustements de procédures et lancements d’outils. La fonction du KYC Manager est de s’assurer que ces derniers sont bien pris en compte par les analystes de son équipe. Afin d’atteindre cet objectif, il peut encourager ces derniers à présenter de façon pratique et synthétique un changement/outil au reste de l’équipe.

4 – DÉSIGNER DES RESPONSABLES DE PÉRIMÈTRE AU SEIN DE L’EQUIPE

De manière générale, une équipe d’analystes KYC est en charge d’un périmètre composé de
sous-périmètres sur lesquels il est préférable d’affecter des analystes dédiés. Cela favorise l’expertise de l’équipe et fidélise les interlocuteurs côté front office avec des contacts identifiés.
Bien évidemment, le KYC manager devra encourager les analystes à prendre en charge ponctuellement des demandes hors-périmètre du fait de la variation constante du flux de demandes d’une activité à l’autre. Enfin, une rotation peut être mise en place à intervalles réguliers (i.e. trimestriellement) afin que les analystes puissent se diversifier.

5 – METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE PRIORISATION DES DOSSIERS

L’appréciation des urgences est sujette à interprétation d’un interlocuteur à l’autre. Afin d’éviter des situations à risque (i.e. attribuer une priorité basse à une entrée en relation stratégique avec une date de signature proche) un tableau de priorisation des demandes peut être mis à en place avec un système de qualification de la priorité se concentrant sur plusieurs critères factuels du type « L’accord KYC est-il nécessaire à la signature ? », « Peut-on invoquer une clause type ‘subject to KYC’ dans le contrat ? », « La documentation KYC collectée est-elle complète ? ».

6 – DONNER DE L’AUTONOMIE AUX ANALYSTES POUR GÉRER LES DEMANDES A AFFECTER

La mise en place d’un tableau d’équipe type « whiteboard » physique ou matérialisé dans un fichier partagé (plus adapté pour les équipes faisant du télétravail) peut servir à donner l’autonomie nécessaire aux analystes pour qu’ils s’affectent eux-mêmes les nouvelles demandes sans avoir besoin d’un arbitrage du manager. De cette manière, un analyste qui verra sa charge de travail diminuer au cours de la journée du fait d’une variation à la baisse de son activité (contact front office peu réactif ou documentation incomplète sur les dossiers qui lui sont affectés) pourra prendre en charge un nouveau dossier sans avoir à faire appel à l’intervention du KYC manager.

7 – CONSACRER DES MOMENTS DE VIE D’ÉQUIPE

Afin de maintenir une cohésion d’équipe sur le long terme, le KYC Manager peut s’appuyer sur l’organisation d’évènements hors-travail type dîner d’équipe ou afterwork. Ces évènements ne devront pas être trop fréquents (un par trimestre par exemple) et toujours rester sur la base du volontariat.

8 – RENDRE COMPTE DE MANIÈRE TRANSPARENTE A SON ÉQUIPE

Les équipes KYC font l’objet de régulières restructurations afin de répondre aux besoins des lignes métiers ou pour répondre aux orientations stratégiques de l’entreprise. Ces changements peuvent parfois être mal compris ou mal interprétés par les équipes du fait de l’absence d’information à leurs niveaux sur les réelles motivations derrière ces changements. Il s’agit alors pour le KYC Manager de rendre ces changements intelligibles et de les replacer dans le contexte de la stratégie de l’entreprise.

9 – DÉDIER UNE PARTIE DE SON EMPLOI DU TEMPS A SON ÉQUIPE

La présence du KYC Manager est souvent obligatoire lors de réunions avec les lignes métiers ou avec son management afin de rendre compte de l’activité de l’équipe et/ou gérer des sujets ponctuels. Ceci peut limiter considérablement le temps du KYC Manager passé avec son équipe. Déclarer en début de journée ses créneaux disponibles ou consacrer un créneau hebdomadaire de présence sont des méthodes pour s’assurer de sa présence régulière auprès de l’équipe.

10 – UTILISER DES OUTILS DE GESTION DES PRIORITÉS

Afin de s’assurer que ses tâches quotidiennes sont bien priorisées et pour optimiser l’affectation de son temps au travail, le KYC Manager pourra s’appuyer sur des outils d’analyse et de gestion du temps comme la matrice d’Eisenhower par exemple.

Auteur : David JULLIARD, consultant FINAE CONSEIL